Desarrollo de habilidades para el manejo del tiempo, estrés y productividad personal

¿Cómo entender y controlar el estrés?

El estrés es una respuesta de estimulo que surge como consecuencia de una situación, acción o suceso que presenta exigencias sobre una  persona. Es una reacción que proviene de distintos factores, factores denominados factores estresantes (fuerza externa o interna que propicia estrés).

Algunas consecuencias del estrés

·         Desgaste profesional: se produce un estado de agotamiento emocional, físico y mental en respuesta a factores estresantes de largo plazo.

·         Dificultad para concentrarse

·         Nerviosismo, ansiedad y depresión

·         Problemas físicos y fisiológicos (dificultad respiratoria, fatiga crónica, poca energía, entre otros).

Factores de personalidad que contribuyen al estrés

·         Poco control percibido: el control percibido consiste en la convicción de un individuo dispone de una respuesta en una situación estresante.

·         Poca autoeficacia: cuando un individuo posee poca autoeficacia se encuentra inseguro acerca de sus propias capacidades y es incapaz de aminorar las consecuencias del estrés de las distintas experiencias.

·          Conducta Tipo A: es un modelo de conducta en donde el individuo es exigente, impaciente, y se esfuerza en exceso, por consecuencia, es propenso a sufrir de estrés negativo.

·         Afectividad negativa: tendencia a experimentar estados emocionales adversos.

Fuentes laborales de estrés

Las situaciones laborales pueden ser factores estresantes para algunos empleados, sin embargo, no para todos. A continuación, cuatro fuentes importantes del estrés laboral: sobrecarga de funciones, conflicto y ambigüedad de funciones, inseguridad en el trabajo y por último, condiciones ambientales adversas.

Cómo mejorar la productividad personal

La productividad personal se refiere a la cantidad de recursos que se consume para lograr un cierto nivel de producción. Para mejorar dicho concepto, se plantean los siguientes aspectos:

·         Manejo de la desidia: evitar demorar la acción por ninguna buena razón.

·         Valores y actitudes que sean buena influencia en la productividad personal; por ejemplo, la creación de una misión y metas.

·         Habilidades y hábitos laborales como el esfuerzo y la motivación.

·         Eliminar factores que hacen perder el tiempo.

Bibliografía:

Andrew J. DuBrin.(2008).Manejo del estrés y productividad personal.Relaciones  Humanas(pp.281-306).México:Pearson Educación.

Habilidades para satisfacer al cliente

Un cliente satisfecho brinda una gran cantidad de aspectos positivos a la empresa; por ejemplo, cuando un cliente se encuentra satisfecho debido al servicio otorgado en “x” lugar, es muy probable que este difunda mensajes positivos a través de sus compañeros de trabajo e inclusive familiares, de este modo la empresa se verá beneficiada por la buena imagen que está creando de forma pasiva. Por el contrario, los clientes insatisfechos difunden el problema o la desafortunada experiencia vivida, lo cual puede disuadir a los posibles nuevos clientes de la empresa.

Niveles de satisfacción del cliente

1.    Necesidades básicas satisfechas= Trato común y corriente

2.    Expectativas satisfechas= Servicio amigable

3.    Satisfacción extra= apreciación verdadera

4.    Cliente encantado= Experiencia de clase mundial

Cuando recibimos un mal servicio, nos enojamos y llegamos a experimentar tensión, lo cual  indica que la satisfacción del cliente está relacionada con el aspecto humanitario. Es decir, la satisfacción en las personas genera buena salud física y mental, mientras que la insatisfacción provoca tensiones negativas que afectan nuestra salud. Una experiencia positiva podría ser un simple gesto de amabilidad a la hora de ser atendido, por otro lado, una mala experiencia sería un vendedor poco motivado en el trabajo de dar servicio al cliente.

El sentirse bien con el trabajo que uno tiene implica tener más posibilidades de satisfacer al cliente. A continuación una lista de actitudes que desarrollan como sentirse bien o satisfecho en el trabajo y sobre las cuales se puede ejercer control:

·         Interés en el trabajo mismo: las personas que disfrutan del trabajo que realizan experimentan gran satisfacción, lo cual genera un estado de ánimo adecuado para atender a los clientes.

·         Sensación de autoestima: una buena autoestima proviene de la sensación de que lo que hago vale la pena y esto puede generar  un estado de ánimo agradable.

·         Optimismo y flexibilidad: una persona con dichas características esta predispuesta a ser un empleado satisfecho. Mientras que el pesimismo no permite ver los aspectos positivos de una situación.

·         Imagen positiva de uno mismo: se tiene que gustar de uno mismo antes de que nos guste el trabajo porque una buena imagen de uno provoca satisfacción en uno mismo, por el contrario una imagen negativa tiende a centrarse en los aspectos negativos de las cosas.

·         Manejo eficaz de las actitudes abusivas de los clientes:  por lo general los empleados de servicio al cliente reciben un maltrato verbal por parte del cliente; es por ello que es necesario preguntarnos a la hora de aceptar el trabajo si vamos a estar dispuestos a dicha actitud y si estamos capacitados para enfrentarlo como todo un profesional, porque a fin de cuentas sigue siendo un trabajo.

¿Cómo mejorar el servicio al cliente?

Mediante la regla de Oro: Trate a la gente como desea ser tratado.

1.    Crear un ambiente de bienvenida, con una sonrisa incluida y un saludo cordial dirigido al cliente.

2.    Brindar un servicio excepcional: servicio de calidad implica rápida entrega de productos, una política de reembolso justa, facturación precisa y una atención inmediata al cliente además de contar con la presencia de un vendedor que asesore cuando el cliente lo vea necesario.

3.    Mostrar interés: realizar preguntas que demuestren interés hacia el cliente; por ejemplo, ¿qué le pareció el producto adquirido? O si el lugar cumple con las expectativas del cliente.

4.    Hacer que el consumidor se siente bien: hacer cumplidos sin exagerar es una forma esencial de que el cliente se sienta cómodo y satisfecho. Una frase utilizada de manera correcta sería “Me gusta hacer negocios con usted.”

5.    Construir una relación personal: reúna información acerca de los intereses del cliente y luego cumpla con las expectativas de este.

6.    Por último, invite al cliente a regresar.

Bibliografía:

Andrew J. DuBrin.(2008).Habilidades para satisfacer al cliente.Relaciones  Humanas(pp.237-280).México:Pearson Educación.

Habilidades políticas positivas

Las habilidades políticas llegan o se construyen?
Las habilidades políticas se pueden aprenden o construir mediante diversos métodos; los cuales más adelante explicaremos...

Estas ayudan a una buena relación interpersonal con los demás; por consiguiente, las metas profesionales se pueden adquirir fácilmente. Entonces para tener éxito en el ámbito profesional es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

·         Trabajar con ahínco y esfuerzo

·         Poseer habilidades políticas positivas

Manejo de la impresión: es un conjunto de comportamientos, los cuales tienen como objetivo fortalecer la propia imagen llamando la atención de quiénes nos rodean. Todo esto para demostrar los logros adquiridos y dar una impresión de confianza; lo que conlleva a proyectar la mejor imagen posible de uno mismo, sin crear una impresión falsa. La etiqueta está relacionada con dicho concepto, porque los modales nos indican un comportamiento refinado y profesional. Asimismo, esta va de la mano con la forma de vestir, actuar y el relacionarse con las personas; por lo que, demostrar un buen comportamiento proyecta el respeto por el trabajo, la empresa y los individuos que lo integran.

¿Cómo establecer relaciones con gerentes y otras personas importantes?

El desarrollo de habilidades interpersonales es más difícil para ciertas personas que para otras, y en el trabajo es importante tener una relación con las personas que influyen en el trabajo de uno. Por consiguiente, el establecer una buena relación con nuestros jefes ayuda a crear un ambiente de trabajo positivo, en donde los empleados se sienten identificados con la labor asignada. A continuación se mostrara un resumen de tácticas relacionadas lo explicado anteriormente:

·         Establecer una red de contactos influyentes (el crear una buena red de contactos requiere de inteligencia y planeación, pero el resultado puede ser útil cuando necesitemos de un favor de otro).

·         Reconocer los errores (el cometer errores en el trabajo es algo normal, pero el encubrirlo puede llevarlo a un enorme conflicto en dicho empleo; por lo que se recomienda hacerle frente y asumir la responsabilidad de este; lo que indica un individuo responsable y honesto).

·         Expresar desacuerdos constructivos (el expresar un desacuerdo implica tener conocimiento en el trabajo y una forma educada de hacerle ver a su jefe que está equivocado).

·         Mantener la calma bajo presión (el controlar sus emociones es una característica de liderazgo, y es reconocida de manera profesional).

·         Aprovechar el poder de la información (ser una fuente de información útil le ayudará a formar relaciones constructivas de trabajo y a ser reconocido por su jefe como un miembro importante en la empresa).

¿Cómo establecer relaciones con los compañeros y otros colaboradores?

El crear alianzas con los compañeros de trabajo y otros colaboradores es una excelente forma para realizar su trabajo.

·         Mantener relaciones honestas y francas (exprese sus sentimientos y opinión de forma honesta, esto ayuda a establecer una relación sincera con quienes lo rodean).

·         Hacer que los otros se sientan importantes (todos tienen la necesidad de ser reconocidos por las funciones que estos desempeñan).

·         Intercambiar favores (el hacerse favores mutuos es importante para realizar el trabajo correctamente).

·         Pedir consejo (siempre es bueno contar con la opinión de x personas para hacerle frente a diferentes situaciones).

·         Seguir las normas del grupo.

En conclusión, todas estas tácticas ayudan a establecer buenas relaciones interpersonales, ya sea con nuestros compañeros o inclusive el jefe; por lo que, saber cómo emplearlas es importante para desempeñar de forma correcta nuestra labor. 

Bibliografía:

Andrew J. DuBrin.(2008).Habilidades Políticas Positivas.Relaciones  Humanas(pp.210-236).México:Pearson Educación.

Motivación y Superación

Cómo motivar a los demás

La motivación se refiere al estado interno que conduce a esforzarse por alcanzar un objetivo; o una actividad realizada por una persona para lograr que otra haga algo.

Toda motivación humana está relacionada con el interés propio, con el “¿qué gano yo con ello?”. Siempre pensamos en el beneficio que vamos a obtener si realizamos x función. Por ejemplo, cuando nos piden realizar horas extras en el trabajo, el individuo podrá acceder a dicho pedido; pero siempre pensando en los beneficios que sobrelleva dicha acción. Dichos beneficios pueden motivar a las personas dependiendo del valor de estas; a fin de motivar a una persona, lo importante es realizar un análisis con respecto a los deseos y necesidades de la persona. Las necesidades se pueden clasificar en las siguientes:

Ø  La necesidad de tener éxito

Ø  La necesidad de poder

Ø  La necesidad de pertenecer a algo

Ø  La necesidad de autonomía

Ø  La necesidad de ser tenido en gran estima

Ø  La necesidad de seguridad y protección

Ø  La necesidad de justicia

Métodos para motivar

Modificación del comportamiento: tratar de cambiar el comportamiento mediante el empleo de castigos y recompensas. Este concepto se basa en la ley del efecto (la conducta que lleva a una consecuencia positiva a repetirse, en tanto que la negativa tiende a evitarse).

Ø  Reforzamiento positivo: se da cuando el jefe de una empresa le hace un cumplido o da una recompensa a uno de sus empleados por el buen desempeño que este ha demostrado.

Ø  Reforzamiento negativo: se da cuando se trata de evitar un comportamiento o conducta no adecuada. Por ejemplo: cuando nos advierten de manejar de acuerdo a lo estipulado por la ley; y nos motivan diciendo que la prima del seguro disminuirá si no recibe ninguna infracción de tránsito durante un año.

Al motivar a los demás necesitamos explicar con claridad el comportamiento que va a ser recompensado, la recompensa debe ser de valor para la persona determinada y por último, saber el momento para conceder una recompensa.

Ejemplo:
Usted es el líder de su equipo y se pregunta si debe motivar a sus empleados.
Andrés trabaja en su empresa, pero es de esas personas que lo saben todo y hacen todo bien.
Cómo motivar a alguien a quien se le brinda todo el trabajo porque sus compañeros de equipo e incluso el jefe son unos inútiles para trabajar?
Debemos iniciar un diagnóstico para saber por donde empezar a motivar. En este caso, las necesidades de Andrés serían un descanso de ves en cuando.  Un plan determinado para Andrés sería promoverle dos días más de vacaciones para recomprensar su arduo trabajo y un pequeño aumento salarial para demostrarle lo mucho que vale para la empresa. Otro método, sería capacitar a los otros integrantes de equipo para no sobrecargar el trabajo de Andrés.

Cómo ayudar a los demás a desarrollarse y a superarse

Para ayudar a otras personas a desarrollarse y superarse en ciertas áreas debemos aprender a ser una persona positiva y formadora. Una persona formadora es aquella que fomenta la superación de los demás  (por medio del apoyo y determinando las buenas cualidades de los otros). Por el contrario, una persona tóxica  es aquella que afecta de forma negativa a quienes la rodean.

Actitudes que promueven a ser una persona formadora son:

·         Reconocer que la mayoría de las personas tienen la necesidad de superarse.

·         Forme equipo con un compañero de trabajo dentro o fuera de su departamento para que los dos creen un sistema de camaradas (*tener una buena relación con los demás)

·         Conviértase en un modelo para los demás (actuar de manera correcta y adecuada en frente de los demás)

Entonces es aquí, cuando nos enfrentamos a aquellas personas difíciles con las cuales no podemos trabajar ni relacionarnos (personas tóxicas).

Por ejemplo:

1.   El sabelotodo: el que se cree experto en todo.

2.   Los culpabilizadores: nunca resuelven los problemas, lo único que hacen es echarle la culpa a los demás

3.   Los chismosos: difunden rumores negativos de los compañeros de equipo.

4.   Los bravucones: intimidan e insultan a los otros

5.   Los repulsivos: perturban el trabajo de otros por su manera de ser.

6.   Los traidores: pretenden ser su amigo y después provocan conflictos entre los integrantes del equipo.

7.   Los quejumbrosos: se quejan de todo lo que ocurre en la empresa.

Bibliografía:

Andrew J. DuBrin.(2008). Cómo motivar a los demás. Cómo ayudar a los demás a desarrollarse y superarse .Relaciones  Humanas(pp.169-210).México:Pearson Educación.